Fiches techniques
Comment créer une fiche technique produit à partir de documents fournisseur
La méthode pas à pas pour passer d’un dossier fournisseur dispersé (PDF, Excel, emails, certificats) à une fiche technique produit fiable et réutilisable.
Mis à jour le 3 min de lecture
Votre fournisseur envoie les dimensions dans un PDF, le conditionnement dans un tableur et le poids dans un email. Avant de créer votre fiche technique produit, ces informations doivent être retrouvées, rapprochées, traduites et harmonisées. Ce guide décrit une méthode reproductible, valable quel que soit le produit.
D’où viennent les informations produit
Dans la plupart des dossiers, les informations utiles sont réparties entre cinq types de sources. Chacune a ses forces et ses pièges.
| Source | Ce qu’on y trouve | Piège courant |
|---|---|---|
| Catalogue PDF | Désignation, caractéristiques principales, photos | Données marketing, versions anciennes |
| Tableur Excel | Références, dimensions, poids, conditionnement | Abréviations, colonnes propres à l’usine |
| Certificats | Normes, modèle testé, organisme | Référence écrite différemment |
| Emails | Évolutions récentes, précisions | Valeurs approximatives, non documentées |
| Photos d’étiquette | Tension, fréquence, origine, marquages | Lecture difficile, informations partielles |
Choisir les champs utiles
Une fiche technique n’est pas un copier-coller de tout ce que dit le fournisseur. Commencez par définir les champs dont vos équipes ont réellement besoin : achats, logistique, service client, catalogue en ligne. Un socle commun s’applique à tous les produits, puis des champs spécifiques s’ajoutent selon la catégorie.
- Identification : désignation, référence interne, référence fournisseur, catégorie.
- Caractéristiques : dimensions, poids, matières, valeurs techniques propres au produit.
- Logistique : conditionnement, dimensions et poids du carton, pays d’origine.
- Documentation : certificats, notices, déclarations associées.
Pour une structure prête à l’emploi, consultez notre modèle de fiche technique produit.
Identifier les données contradictoires
Le cas le plus fréquent : deux documents donnent deux valeurs différentes pour le même champ. Le catalogue indique 450 lm, le tableur 420 lm. Ne choisissez pas au hasard. Notez les deux valeurs, leur source et leur date, puis tranchez avec le fournisseur si l’écart a une conséquence (conformité, promesse client, logistique).
Standardiser la terminologie
Un même champ porte des noms différents selon le fournisseur : « N.W. », « Net Weight », « Poids net », « Peso neto ». Fixez un nom interne unique pour chaque champ et rattachez-y toutes les variantes rencontrées. C’est le principe du dictionnaire de champs, détaillé dans notre article sur la centralisation des informations produit.
Harmoniser les unités et les formats
| Valeur fournisseur | Valeur standardisée |
|---|---|
| Dim 18*13*8.5 | 180 × 130 × 85 mm |
| Capacity = 1.7L | 1,7 L |
| AC 220-240V | 220–240 V |
| G.W.: 9.6 kg | 9,6 kg |
Choisissez une unité par type de grandeur (mm pour les dimensions produit, kg pour les poids, L pour les volumes), le séparateur décimal français et un ordre fixe pour les dimensions (longueur × largeur × hauteur).
Traiter les valeurs manquantes
Si une information n’existe dans aucun document, elle est manquante. Elle ne doit pas être déduite d’un produit similaire ni estimée. Marquez-la explicitement et demandez-la au fournisseur. Nous détaillons cette question dans comment traiter une fiche fournisseur incomplète.
Vérifier avant de valider
Contrôle avant validation
- Chaque valeur est rattachée à un document source.
- Les valeurs contradictoires ont été tranchées ou signalées.
- Les unités suivent la convention interne.
- Les champs manquants sont identifiés, pas remplis par défaut.
- La référence fournisseur correspond à celle des certificats.
La structure finale
Voici le résultat obtenu pour une bouilloire à partir de cinq documents fournisseur. Les statuts indiquent ce qui a été détecté, ce qui reste à vérifier et ce qui manque.
Bouilloire électrique inox — KT-1800
Identification
- Désignation
- Bouilloire électrique
- Détectée
- Référence interne
- KT-1800Saisie par l’utilisateur
- Modifiée
- Référence fournisseur
- GD-KT1800-EUSource : Model: GD-KT1800-EU
- Détectée
- Catégorie
- Petit électroménager
- Détectée
Caractéristiques techniques
- Capacité
- 1,7 LSource : Capacity = 1.7L
- Détectée
- Puissance
- 1 500 WSource : 1500W heating plate
- Détectée
- Tension
- 220–240 VSource : Rated Voltage: AC 220-240V
- Détectée
- Fréquence
- 50 HzSource : 50Hz
- Détectée
- Matière principale
- Acier inoxydableSource : Body: SS201/SS304 (option)Deux nuances citées (201 / 304) : à confirmer avec le fournisseur
- À vérifier
- Longueur du cordon
- 0,75 mSource : Cord length | 0,75m
- Détectée
- Sécurités
- Arrêt automatique, protection anti-surchauffe à vide
- Détectée
Logistique
- Poids net
- Non renseignée par le fournisseurSource : N.W. | —Champ vide dans le tableur fournisseur
- Manquante
- Conditionnement
- 6 unités / cartonSource : 6 pcs / carton
- Détectée
- Dimensions carton
- 480 × 330 × 270 mmSource : CTN: 48 x 33 x 27 cm
- Détectée
- Poids brut carton
- 9,6 kgSource : G.W.: 9.6 kg
- Détectée
- Pays d’origine
- ChineSource : Made in PRC
- Détectée
D’autres cas sont présentés sur la page exemples de fiches techniques.